WEG-Verwaltung - unser Portfolio

Kaufmännische Aufgaben

• Erstellung und Prüfung von Wirtschaftsplänen

• Buchführung und Prüfung aller Zahlungseingänge und -ausgänge

• Inkasso, Liquidationsplanung, Wirtschaftlichkeit, Rechenschaftslegung gegenüber den Eigentümern

• Verwaltung und Disponierung des Geldverkehrs, Bearbeitung von Lastschriftabbuchungen

• Hausgeldabrechnung inkl. monatlicher Sollstellung und Mahnwesen bei Zahlungsverzug

• Verwaltung von Giro-, Festgeld- und Sparkonten

• Veranlassung bzw. Erstellung von Heizkostenabrechnungen

• Errechnung und Anforderung von Sonderumlagen

• Regelung von Personalangelegenheiten von Angestellten des WEG (Hausmeister, Müllbeauftragte, Verwaltungsbeiräte) einschließlich Gehaltszahlungen, Lohnbuchungen und Abführung von Lohnsteuer, Sozialabgaben, Meldung an das Finanzamt, Krankenversicherung, Sozialversicherungsträger etc.

• Mitwirkung bei Wohnungsverkäufen

Technische Aufgaben

• Überwachung von Objekten, ggf. durch regelmäßige Begehungen

• Erfassung von Verbrauchswerten (Heizung, Wasser, Strom)

• Planung, Vergabe, Überwachung und Abrechnung von Instandsetzungs- und Instandhaltungsarbeiten, einschließlich Preisanfrage, Ausschreibungen, Auftragsvergabe, Rechnungskontrolle, Mängelrügen, Einhaltung Gewährleistungsansprüche

• Wahrnehmung der Verkehrssicherungspflichten, inkl. TÜV-Kontrollen und Brandschutz sowie Beachtung technischer Verordnungen (z. B. bei Rolltoren, Doppelparker [CD3] , Heizanlagen, Fahrstuhleinrichtungen, Hebe- und Lüftungsanlagen)

• Veranlassung von Schadensbeseitigungen durch Handwerker

• Erstattung von Schadensmeldungen gegenüber Versicherung und Verursacher

• Durchführung von Versicherungsabrechnungen

• Einweisung Handwerker und Hausmeister

• Schlüsselbestellung

• Beauftragen von Sachverständigen

• Entwicklung von Nutzungskonzepten

Rechtliche Aufgaben

• Rechtliche Vertretung der Eigentümergemeinschaft

• Beachten aller rechtlichen Rahmenbedingungen und Verordnungen (einschließlich AGBs, WEG, BGB, Landesbauverordnung, Betriebssicherheitsverordnung, Heizkostenverordnung, Heizanlagen- und Feueranlagenverordnung)

• Verhandlung mit Ämtern und Beschaffung öffentlich-rechtlicher Genehmigungen

• Abschluss und Prüfung von Verträgen (Versicherungsverträge, Wartungsverträge)

• Einleiten von Klagen bei Zahlungsrückstand

• Mitwirkung bei Gerichtsterminen, Beschlussanfechtungen, Hausgeldklagen,

• Vertretung bei/mit Anwälten und vor Gericht

• Anwendung aktueller Gesetzesänderungen und Rechtssprechungen auf die WEG

• Verhandlung und Abschluss von Wartungsverträgen

Organisatorische Aufgaben

• Korrespondenz mit Eigentümern und Mietern vermieteter Eigentumswohnungen

• Organisation und Durchführung der Eigentümerversammlung, einschließlich Terminabstimmung, Tagesordnung, Protokoll

• Erstellung von Sitzungsprotokollen und Beschlussniederschriften

• Führung von Beschlusssammlungen

• Aufstellung und Einhaltung der Hausordnung

• Erstellung und Verteilung von Rundschreiben und Aushängen

• Beschwerdemanagement

• Maßnahmenentwicklung zur Fristwahrung und zur Vermeidung von Rechtsnachteilen

• Wahrnehmung von Orts- und Gerichtsterminen